La plateforme CathPers des registres
Chaque paroisse doit tenir trois registres : le registre des membres, le registre électoral et le registre des contribuables (art. 6 Statut). Le registre pastoral se greffe au registre des membres et contient en plus les données pastorales (sacrements, etc.). La Corporation cantonale met à disposition la plateforme CathPers, sur laquelle les paroisses peuvent gérer leurs registres.
Le registre des membres est établi sur la base des données des Contrôles des habitants. La plateforme Fri-Pers de l’État de Fribourg collecte les données de toutes les communes du canton. Tous les quinze jours, elle transmet à CathPers les données des domiciliés catholiques. La paroisse peut ajouter des numéros de téléphone, des adresses E-mail, etc. que les fidèles lui communiquent.
Le registre électoral est établi en vue d’un scrutin ou d’une assemblée paroissiale. Il contient tous les membres âgés de 16 ans ou plus.
Le registre des contribuables contient tous les chapitres fiscaux des contribuables de la paroisse. Le secret fiscal doit être strictement respecté. Ce registre n’est pas encore réalisé sur CathPers.
Le registre pastoral contient presque toutes les données des membres auxquelles sont ajoutées les données pastorales concernant les sacrements. La paroisse et l’Unité pastorale peuvent ajouter des personnes qui ont leur domicile en dehors de la paroisse ou qui ne sont pas catholiques, mais qui ont un lien avec la paroisse.
Le Conseil paroissial est responsable pour les registres paroissiaux, c’est-à-dire pour le registre des membres, le registre électoral et le registre des contribuables. Un membre du Conseil paroissial a les registres dans son dicastère, il est appelé responsable des registres.
Le Conseil paroissial nomme hors Conseil paroissial un préposé paroissial aux registres. Il transmet les autorisations données par le Conseil paroissial ou le Curé modérateur au préposé cantonal pour la création des comptes d’utilisateurs. Deux fois par an, il fait le contrôle des utilisateurs actifs, des quittances de création de listes et des ordinateurs servant à accéder la plateforme. Le Conseil peut nommer la secrétaire paroissiale ou le caissier paroissial ou toute autre personne en dehors du Conseil paroissial. Plusieurs paroisses peuvent nommer la même personne.
Le Curé modérateur est responsable du registre pastoral. Il peut nommer un chargé du registre pastoral au sein de son Équipe pastorale. Le Curé modérateur ou son chargé du registre pastoral donne l’autorisation d’accès au registre pastoral.
L’utilisateur Secrétaire travaille sur le registre des membres et gère le registre électoral.
L’utilisateur Pastoral travaille sur le registre pastoral. Le Curé modérateur peut restreindre l’accès à la consultation (Read-Only, Pastoral-consultation).
Pour exporter des données de la plateforme, un utilisateur paroissial a besoin de l’autorisation de créer des listes octroyée par le Conseil paroissial respectivement par le Curé modérateur. À chaque création de liste, une quittance de création de listes est produite que le destinataire de la liste doit signer. Il s’engage à détruire la liste après utilisation conforme au but fixé.
Si une personne a reçu le droit d’accès au registre des membres et au registre pastoral, un utilisateur Pastoral est créé. Selon les besoins, la secrétaire paroissial peut recevoir un compte de préposé et en plus un compte d’utilisateur Secrétaire ou un compte d’utilisateur Pastoral.
Une personne peut recevoir l’accès pour plusieurs paroisses. Ce sera souvent le cas des secrétaires de l’Unité pastorale.
Instructions
Le formulaire R1 est traité au Conseil paroissial et signé par le président de la secrétaire paroissial, ainsi que par le futur préposé aux registres.
Pour le formulaire R2, il faut distinguer :
– Pour un utilisateur secrétaire (registres des membres sans données pastorales), le Conseil paroissial signe dans la colonne gauche
– Pour un utilisateur pastoral (registre pastoral et registre des membres) ou pour un utilisateur pastoral-consultation (sans possibilité de modifier des données), le Curé modérateur signe dans la colonne droite
Le futur utilisateur signe dans la partie de la déclaration de confidentialité.
Le formulaire R3 sert à l’octroi de l’autorisation à créer des listes et à son renouvellement chaque année. Pour un utilisateur secrétaire, le Conseil paroissial signe à gauche ; pour un utilisateur pastoral, le Curé modérateur signe à droit. Et l’utilisateur signe pour le respect de la confidentialité.
Les formulaires R1 et R2 sont de nouveau utilisés pour la désactivation d’un compte, dans la partie inférieure.
Les formulaires R1, R2 et R3 sont à envoyer au préposé cantonal, .
La Corporation cantonale entretient la plateforme CathPers des registres. Le préposé cantonal aux registres paroissiaux, nommé par le Conseil exécutif, valide et transmet les autorisations octroyés par le Conseil paroissial ou le Curé modérateur à KW-Software pour la création des comptes. Il s’assure que chaque paroisse reçoive les données personnelles de ses membres. Cette attribution se fait sur la base des numéros fédéraux de bâtiments (EGID) sans que le préposé cantonal ait accès aux données personnelles elles-mêmes.
La plateforme des registres CathPers travaille avec le programme « KiKartei » de la société KW-Software AG (kikartei.ch). Le programme a besoin du système d’exploitation Windows et des programmes Word et Excel de la gamme Office.
David Neuhaus
Préposé cantonal aux registres paroissiaux
Corporation cantonale ; Bd de Pérolles 38
1700 Fribourg
T: +41 26 426 34 01